Prestação de contas nas assembleias
Prestação de contas nas assembleias
O ideal é organizar e justificar todas as movimentações financeiras de sua gestão, assim que elas ocorrerem e programar um prazo definido para demonstrar aos condôminos o que foi gasto e o saldo do período. Normalmente, isso vem sendo feito mensalmente. Com isso, o síndico ganha confiança e os condôminos podem compreender de modo mais claro como andam as finanças do condomínio, sem surpresas desagradáveis ou atritos desnecessários. Outra atribuição do síndico é produzir o balancete. Este pode ser feito mediante a apresentação de todas as notas de um determinado período ao escritório de contabilidade escolhido pelo condomínio. Mas, muitas vezes, é o síndico quem fica responsável por isso também e, neste caso, ele precisa dominar certas técnicas contábeis.
Se este for o seu caso, basicamente, você terá que saber o que é receita, despesas, resultado do exercício, resultado corrente, resultado transitado e resultado a transitar. Use uma planilha própria para fazer isto, buscando na Internet qual a mais adequada para a realidade do seu condomínio. E mais um detalhe: na hora de fazer o balanço, divida as contas em “pessoal” (salários, férias, cesta básica e outros); “fixas” (água, luz, telefone, taxas) e “variáveis” (limpeza da caixa d'água, recarga de extintores, manutenções emergenciais e outros). Vale lembrar que uma prestação de contas não está restrita ao balancete e ao demonstrativo de despesas. Para ganhar credibilidade e confiança, o síndico deve se cercar de alguns cuidados, que podem até consumir um pouco mais do seu tempo e do tempo disponível pelos moradores nas reuniões, mas que valem a pena.
Algumas dicas para prestação de contas
- Use recursos visuais no momento de apresentar as informações. Isso ajuda a compreensão e evita reuniões tediosas;
- Garanta cópias impressas para serem entregues de forma que os condôminos possam avaliar e guardar;
- Leve documentos que podem ser úteis e precisam estar a mão caso alguém peça. Entre eles, certidões negativas, AVCB, cópias das NRs 5, 7 e 9, certificado de brigada de incêndio, RIA dos elevadores, seguro do prédio e dos funcionários, atestado de dedetização, de lavagem das caixas d’água e da última análise da potabilidade de água;
- Evite detalhar demais as despesas, fale de forma mais generalizada, mas sem deixar de saber os detalhes para o caso de ser perguntado;
- Se houver objeções ou críticas, não se altere. Escute com atenção e procure argumentar de forma clara. Se ficar comprovado que algo está errado, se comprometa a corrigir;
-
Limite-se a comentar fatos relacionados ao período em questão para evitar antigas discussões;
- Se for o caso, cuidado ao abordar inadimplências. Não comente situações particulares e nem fale os nomes para não expor os devedores. Esclareça que medidas vem sendo tomadas a respeito;
- Se o balanço ou outro item não for aprovado, sugira auditar as contas, tente esclarecer se algum item ficou pendente e defina uma data para retornar e realizar uma nova assembleia.