Cuidados para uma boa gestão condominial

4 cuidados que os síndicos devem tomar

No condomínio a gestão exige tanta responsabilidade como a administração de uma empresa. É muito importante manter as informações organizadas, ter um planejamento financeiro e transparência nos processos de compra de produtos e equipamentos. Ainda mais, é preciso manter um clima de respeito entre os moradores, estar disposto a resolver problemas em diversos horários e seguir as regulamentações estabelecidas nas reuniões e assembleias com os demais condôminos.

1. Informações arquivadas e organizadas

O responsável pela manutenção da ordem dentro de um edifício é sem dúvidas o síndico. Por conta disso, deve organizar corretamente as informações relativas à sua atividade como: situação financeira do condomínio, moradores em débito, dados das pessoas contratadas, notas fiscais de compra ou de serviço, entre outras situações. O responsável deve se lembrar de que a administração de um prédio funciona de maneira parecida com a de uma empresa. Então, um morador que não quitou a taxa mensal do condomínio deve ser cobrado com multas e juros, para evitar o prolongamento da dívida. E também, o síndico precisa fazer o registro em carteira dos funcionários contratados, pagar o salário em dia e contribuir com a Previdência Social e o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). Com isso, a organização é fundamental a fim de evitar o esquecimento de prazos, dívidas trabalhistas e questionamentos por parte dos outros moradores.

   2. Boa comunicação

Ao prolongar das assembleias, procure definir os meios de comunicação utilizados para informar, cobrar moradores e agendar as próximas reuniões. Como por exemplo: utilizar um software administrador de condomínios que ofereça serviço de mailing ou envio de SMS para enviar boletos e recados aos moradores. Também é possível disponibilizar o contato de redes sociais para casos de urgência ou agendamentos de mudanças, e enviar e-mail para agendamento de reuniões. Dessa maneira, o síndico evita conflitos e falhas de comunicação.

  3. Faça um controle e planejamento financeiro

Em relação as dívidas do condomínio e compras executadas todas devem ser anotadas em uma planilha para garantir o controle financeiro. Dessa forma, pode-se fazer um provisionamento de gastos para conseguir negociar melhores preços em produtos ou serviços, e manter um controle dos valores devidos. O síndico deve entender que ele será responsável por fazer a prestação de contas ao final de cada mês. No caso os dados não sejam justificados com clareza, os moradores poderão fazer questionamentos e exigir a apresentação das notas fiscais.

  4. Utilize a tecnologia para fazer a gestão de condomínio

Para não perder informações importantes, esquecer os prazos de pagamentos e gerir melhor todas as informações do condomínio, o síndico pode utilizar a tecnologia como uma boa ferramenta de ajuda. Atualmente, existem ferramentas que auxiliam no monitoramento das informações, impressão de boletos, controle de reservas das áreas comuns, impressão de livro caixa e até mesmo o controle do vencimento de extintor de incêndio e seguro. Dessa forma, não é preciso verificar manualmente cada informação, garantindo a segurança e o bem-estar de todos os moradores. Por fim, a administração de um prédio deve ser realizada com cautela, eficiência e exatidão para evitar a falta de dinheiro em caixa, discussões com moradores e problemas trabalhistas.